Zmiany są nieuniknione w całym cyklu życia centrum danych, który zazwyczaj obejmuje dziesięciolecia. Niezależnie od tego, czy jesteś jedynym użytkownikiem centrum danych (dzierżawionym/własnym), czy wynajmujesz centrum danych z wieloma najemcami, sposób, w jaki będziesz obsługiwać swoją witrynę dzisiaj, będzie inny w przyszłości. Działalność centrów danych stale ewoluuje i zmienia się, aby zaspokoić potrzeby biznesowe i wykorzystać zalety nowych technologii. Uzupełnieniem tego naturalnego wzrostu są procesy zarządzania zmianami, które instytucjonalizują planowanie w celu uzyskania pozwolenia na wdrożenie zmian. Jednakże w przypadku hurtowych zmian w operacjach, niezależnie od tego, czy chodzi o outsourcing, insourcing czy zmianę dostawców, ryzyko jest odwrotnie proporcjonalne do ilości planowania i rygoru włożonego w inicjatywę mającą na celu płynne przejście operacji. Nie jest to też typowe doświadczenie obecnego kierownictwa. Ten brak znajomości może prowadzić do wpadek lub niechęci do zmian, nawet jeśli bieżąca sytuacja pilnie wymaga hurtowych zmian.
Zespół kierowniczy o godz Salute miał szczęście, że przez lata brał udział w wielu przemianach i wyciągnął wnioski z każdego projektu. W rezultacie opracowaliśmy najlepsze w swojej klasie, powtarzalne podejście, które pomaga klientom skutecznie przenosić operacje w każdym scenariuszu. W tej dyskusji skupimy się na przeniesieniu istniejących operacji w witrynie. Obejmuje to przypadki użycia, które obejmują zmianę dostawców, przeniesienie funkcji we własnym zakresie lub przeniesienie jej do dostawcy usług.
Podejście czterofazowe: przejście do planu operacyjnego
Siła tkwi w powtarzalnym planie działania, który można wykorzystać w dowolnym miejscu i sytuacji, i opiera się on na zasadach rozsądnego planowania. To czterofazowe podejście osiąga stan końcowy, który opiera się na ciągłości i zrównoważonym rozwoju, aby zapewnić najbezpieczniejsze, najbardziej niezawodne i wydajne działanie przez cały okres życia centrum danych.
- Analizować
- Zrozum obecną sytuację
- Zidentyfikuj luki i ryzyka, aby złagodzić planowaną zmianę
- Plan
- Zakres, harmonogram, budżet
- Ludzie, procesy, systemy
- Wykonać
- Kontrolowane tempo
- Ograniczenie ryzyka
- Pętle zwrotne
- Miary sukcesu
- Stan końcowy
- Potwierdzenie ukończenia
- Ciągłe uczenie się i doskonalenie
- Przejrzystość na wszystkich poziomach
Informacje te są podawane w formie podsumowania i obejmują praktyczne wskazówki, których zwykle nie zdobywa się na szkoleniach z zakresu zarządzania projektami, dzięki czemu można skorzystać z lekcji wyciągniętych od wielu innych. Głównym tematem tej dyskusji będzie faza analizy, ponieważ stanowi ona podstawę dla kolejnych faz; Jednakże krótko poruszymy kluczowe punkty w każdej fazie, które były istotnymi czynnikami w wielu przejściach, których dokonaliśmy.
Analiza
Pierwszym krokiem powinien być kompleksowy przegląd istniejącej operacji w celu ustalenia planu bazowego i ustalenia wszelkich luk, które należy złagodzić w planie. Każdy z kluczowych punktów przedstawionych poniżej wymagałby zebrania wszystkich istotnych informacji na temat funkcji, która ma zostać przeniesiona, i przeprowadzenia analizy porównawczej, aby można ją było wykorzystać jako wskazówkę dotyczącą pomyślnego przejścia.
Przegląd zarządzania
- Miary sukcesu
- Umowy dotyczące poziomu usług (SLA)
- Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)
- Schemat organizacyjny i kwalifikacje indywidualne
- Liczba pracowników i aktualny model zatrudnienia (np. 5×12, 7×24)
- Role i obowiązki (model RACI obejmujący dostawców całego ekosystemu, organizacje wspierające, takie jak finanse i księgowość)
- Umowy i podwykonawstwa
- Inwentaryzacja aktywów infrastruktury obiektu, pozostałe gwarancje i status cyklu życia
- Zasady i protokoły
- Bezpieczeństwo
- Komunikacja (awaryjna, rutynowa)
- Eskalacje (awaryjne, rutynowe)
- Zarządzanie zmianami, incydentami i problemami
Przegląd operacji
- Schemat raportowania (np. regularne tempo, sytuacja awaryjna, bezpieczeństwo)
- Procedury operacyjne (np. SOP, MOP, EOP)
- Systemy wspierające inwentaryzację (np. CMMS, Access, BMS)
- Rejestr ryzyk i planowanych projektów inwestycyjnych
- Użytkownicy końcowi (najemcy IT), ich priorytety biznesowe i wymagania operacyjne
- Program szkoleniowy obejmujący zakres, zarządzanie i platformę realizacji
- Program konserwacji (np. zapobiegawczy, predykcyjny, oparty na warunkach), w tym zapisy historyczne oraz informacje, które działania są wykonywane samodzielnie lub zlecane stronie trzeciej
- Program zarządzania energią (np. protokoły zrównoważonej wydajności, zaopatrzenie)
- Inwentaryzacja narzędzi, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych
Porównanie wyników z uznanymi standardami branżowymi ma pewne zalety, należy jednak zachować ostrożność i unikać sprawdzania typu pola wyboru. Zdecydowanie zalecamy skupienie się na zaobserwowanych zachowaniach, ponieważ dobrze udokumentowana, niewykorzystana procedura jest bezwartościowa. Oparcie oceny na zachowaniach i wynikach zapewni znacznie lepszy wgląd w operacje. Salute wykorzystuje unikalne połączenie praktycznych punktów odniesienia, które oceniają, czy istnieje ryzyko związane z przeniesieniem funkcji do jej obecnego stanu, a jeśli tak, jakie kroki łagodzące są wymagane, aby przygotować ją do przejścia.
Plan
Ze wszystkich etapów planowanie zajmuje najwięcej czasu. Może to wydawać się powiedzeniem, ale niezwykle istotne jest zidentyfikowanie i zaplanowanie każdej osoby, procedury i systemu w celu wsparcia przejścia. Obejmuje to organizacje wspierające, które tworzą ekosystem funkcji.
Zazwyczaj naturalnym założeniem jest inwentaryzacja ludzi i systemów, a poza zatrudnieniem wnikliwa analiza poszczególnych kwalifikacji. Ważne jest ustalenie punktu odniesienia, który można wykorzystać do opracowania przyszłych modeli efektywności i planowania sukcesji.
Poświęcenie czasu na model RACI w celu zapewnienia absolutnej przejrzystości pomoże w kierowaniu częścią procesu i zapewni spójność całego ekosystemu organizacji wspierających tę funkcję.
Zakres, harmonogram i budżet to kluczowe czynniki, które należy zdefiniować i którymi należy zarządzać w każdym projekcie, a przejścia są takie same. Na podstawie zebranych i przeanalizowanych informacji można ustalić plan zapewniający sukces, który można mierzyć na wiele sposobów, w zależności od priorytetów firmy. Kluczem jest prowadzenie tego jak projektu, z określoną datą końcową i celowym zamknięciem.
Pamiętaj, że plan zakłada osiągnięcie stanu końcowego, który opiera się na ciągłości i zrównoważonym rozwoju, aby zapewnić najbezpieczniejsze, najbardziej niezawodne i wydajne działanie. Ogranicz liczbę zmian w rolach indywidualnych i zewnętrznych, ponieważ można je wdrożyć w tygodniach i miesiącach po przejściu. Dla wielu zainteresowanych stron przejście do nowego usługodawcy samo w sobie może być znaczącą zmianą.
Czas na wykonanie
Czas poświęcony na poprzednie etapy zaprocentuje w tym momencie. Gdy plan jest już gotowy, kluczowe znaczenie ma jego wykonanie we właściwym tempie, ponieważ będą z nim powiązane wymogi umowne i konieczność jego realizacji bez zakłócania działalności biznesowej. Przejścia najlepiej wykonywać w tempie prowadzącym do precyzyjnego i możliwie najszybszego przekazania odpowiedzialności. Dowódcy wojskowi mają duże doświadczenie w tym scenariuszu, ale nazywają go inaczej; jednak ostatecznie wiesz, że dobrze sobie poradziłeś, jeśli utrzymuje dynamikę i nie odwraca uwagi od codziennych spraw. Podobnie jak sprawna sztafeta przekazująca pałeczkę, zespoły odchodzące i przychodzące muszą działać precyzyjnie.
Jako lider projektu przejściowego posiadanie dobrze udokumentowanego harmonogramu, kamieni milowych, kluczowych wskaźników wydajności i skutecznych informacji zwrotnych będzie sprzyjać postępom i raportowaniu kierownictwu. Pętla sprzężenia zwrotnego zatacza koło; podziel się tym, co zostało osiągnięte, działaniami w toku i tymi, które będą miały miejsce w nadchodzących dniach i tygodniach. Następnie wysłuchaj kluczowych interesariuszy, aby upewnić się, że plan nadal spełnia ich założenia i oczekiwania. Jak wspomniano powyżej, dla wielu interesariuszy jest to wyjątkowy projekt i po drodze uczą się oni, jak on działa. Im większą przejrzystość zapewnisz w odniesieniu do planowanych postępów i wyników, tym lepiej, ponieważ wszyscy interesariusze będą mogli być na bieżąco bez zbędnych raportów.
Stan końcowy
Koniec przejścia jest początkiem bieżących działań. Powinno to być przemyślane działanie i zakomunikowanie go wszystkim zainteresowanym stronom. Nadchodzący zespół będzie w tym momencie w pełni zdolny i będzie kontrolował uzgodnione procesy i procedury, priorytety i KPI. Podstawa doskonałości operacyjnej zapewni wymagania dotyczące czasu sprawności, a zrównoważone praktyki operacyjne zapewnią utrzymanie centrum danych tak wydajne, jak to możliwe.
Kluczowym elementem zakończenia przejścia po osiągnięciu stanu końcowego jest rozważenie wyciągniętych wniosków, które można uwzględnić w przyszłych planach przejścia. Każde przejście ma te elementy, ale często jest to pomijane, gdy zespoły przechodzą na wersję gotową. W ciągu tygodnia lub dwóch po przejściu operacji poświęć trochę czasu na zastanowienie się, co się sprawdziło i gdzie ulepszenia mogą sprawić, że kolejne przejście będzie jeszcze lepsze.
„To trudna decyzja o zmianie dostawcy, ale Salute Mission Critical ułatwia. Ich sprawdzony model operacyjny jest oszczędny i odporny, a także idealnie pasuje do naszych potrzeb. Przy zmianie dostawcy usług najważniejsze było dla nas to, jak skutecznie planują i przeprowadzają przejście do swojej działalności. Ich doświadczenie i skrupulatne planowanie zapewniają precyzyjne wykonanie bez ryzyka. Przejrzysty sposób, w jaki pracują, zapewnia aktywne zaangażowanie wszystkich interesariuszy, a ta współpraca prowadzi do spójnych relacji, które przewyższają wszelkie oczekiwania.”
- Najlepsze centra danych Dyrektor generalny Nicholas Laag
Ewoluujące ramy
To podejście sprawdziło się i stanowi stale rozwijającą się strukturę, którą aktualizujemy na podstawie wniosków wyciągniętych po każdym projekcie. Nie jest to normalna funkcja, chyba że jesteś usługodawcą i wtedy musi stanowić kluczową część Twojego normalnego cyklu planowania przyjmowania nowych klientów. Zachęcamy wszystkich potencjalnych klientów do uwzględnienia planowania przejścia w ramach formalnego procesu „Zapytania ofertowego” podczas oceny nowych zespołów operacyjnych. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z autorami lub wyślij e-mail info@saluteinc.com. Scenariusze „uruchomienia” po nowej budowie opisano w artykule, który Lee Kirby napisał w Uptime Institute w 2013 r., zatytułowanym „Zacznij z myślą o końcu.” Przeczytaj także pełne studium przypadku Prime Data Centers tutaj.